Privacyverklaring Solve8 B.V.
Bij Solve8 vinden wij het belangrijk dat u erop kunt vertrouwen dat zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en doen dat overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij?
Solve8 B.V. is gevestigd aan de Bisschopsmolenstraat 117, 4876 AK te Etten-Leur en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99741709. Wij zijn bereikbaar via 085-0770940, info@solve8.nl en www.solve8.nl.
Wij begeleiden cliënten op het gebied van mediation, scheidingen, financiële vraagstukken, alimentatie, ouderschapsplannen, samenlevingscontracten, erfrecht en estate planning.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identiteits- en contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. BSN-nummers enkel indien noodzakelijk.
- Gegevens over gezin en minderjarige kinderen voor zover noodzakelijk.
- Financiële gegevens, zoals inkomen, hypotheek, pensioen, bankrekeningnummers, vermogen, schulden en belastinggegevens.
- Juridische documenten, zoals convenanten, ouderschapsplannen, samenlevingsovereenkomsten, testamenten en notariële aktes.
- Gegevens afkomstig van derden, zoals advocaten, juristen, notarissen, Belastingdienst en pensioenuitvoerders.
- Correspondentie en dossierstukken die nodig zijn voor een goede uitvoering van onze dienstverlening.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Het begeleiden van mediation- en scheidingstrajecten.
- Het opstellen van ouderschapsplannen, convenanten en overeenkomsten.
- Het geven van financieel en erfrechtelijk advies.
- Het uitvoeren van alimentatieberekeningen.
- Het onderhouden van contact met cliënten.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Het voeren van een deugdelijke administratie.
- Het uitvoeren van de wettelijke identificatieplicht.
- Het behandelen van klachten.
4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd belang, zoals het beveiligen van onze systemen of het verbeteren van onze dienstverlening.
5. Delen wij persoonsgegevens met anderen?
Alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk aan rechtbanken, notarissen, advocaten, banken, pensioenuitvoerders, de Belastingdienst, verzekeraars, softwareleveranciers en onze accountant. Met verwerkers sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Mediationdossiers bewaren wij gedurende de termijn die noodzakelijk is voor een zorgvuldige dossiervorming en het kunnen afwikkelen van eventuele aansprakelijkheidskwesties, met een maximale bewaartermijn van twintig jaar, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders voorschrijft.
De financiële administratie bewaren wij minimaal zeven jaar. Overige gegevens verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn of de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
7. Beveiliging
Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, sterke wachtwoorden, beperkte toegangsrechten, antivirussoftware, periodieke beveiligingsupdates, beveiligde cloudopslag, back-ups en tweestapsverificatie waar mogelijk.
8. AI en digitale hulpmiddelen
Wij maken gebruik van AI-ondersteunde software voor het opstellen van conceptteksten, analyses en administratieve ondersteuning. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dat noodzakelijk is. Waar mogelijk anonimiseren of pseudonimiseren wij gegevens.
9. Communicatie
Wij communiceren via e-mail, telefoon, WhatsApp en online vergaderplatformen. Wilt u zeer vertrouwelijke informatie delen, dan adviseren wij daarvoor een beveiligd kanaal te gebruiken. Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen treffen, blijft verzending via reguliere e-mail of WhatsApp nooit volledig risicovrij.
10. Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit, bezwaar en, indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, het intrekken van die toestemming. Wij reageren in beginsel binnen één maand.
12. Datalakken
Indien zich onverhoopt een datalek voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelen wij conform de AVG. Indien wettelijk verplicht melden wij het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen.
13. Klachten en contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Solve8 kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving of onze dienstverlening daarom aanleiding geeft. De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website.
Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.